Статьи Работодатель года История Губернаторский дневник Клиника года Коммунальный рейтинг

Деловой подход

Опубликовано: 19.10.2009 12:20 0 3020

Российские предприятия находятся в весьма сложной экономической ситуации. С одной стороны реалии диктуют ужесточение требований к эффективности управленческих процессов, с другой — необходимость сокращения издержек. В стремлении к оптимизации средств и дальнейшему развитию бизнеса руководители все чаще обращаются к технологиям СЭД*.

* СЭД — Системы электронного документооборота. Формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого форма!а и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.

Большинство субъектов бизнес-деятельности и госорганизации в докризисный»период работали по советским бюрократическим стандартам. «Многоэтажные» делопроизводственные процедуры отнимали время у руководства и сотрудников, замедляли управленческие процессы. Данная модель показала свою несостоятельность именно в период финансовой рецессии. Компании теряли позиции на рынках не только из-за ухудшающихся внешних экономических условий, но и собственных просчетов в области информационной политики. Решения, основанные на непроверенных данных, дублирование выполняемых функций, потери важной информации приводили ранее успешные корпорации к банкротству. На сегодняшнем этапе топ-менеджмент стоит перед выбором: продолжить учиться на своих же ошибках или инвестировать в 1Т-технологии, и в первую очередь в систему электронного документооборота. Конечно, внедрение подобных систем — мероприятие затратное. Но, согласно результатам опроса, проведенного ассоциацией AIIM, большинство руководителей компаний, перешедших на полную автоматизацию делопроизводства, признают: вложения в СЭД полностью оправдали себя. Это подтверждает статистика. После введения в эксплуатацию систем электронного документооборота производительность труда сотрудников, работающих с документами компании, возрастает в среднем на 30-40%, уменьшается количество потерь бумажных копий на 20%, а менеджеры высшего и среднего звена экономят до 30% времени, ранее тратившегося на процедуры согласования и утверждения. Архивирование документов в электронном виде кроме всего прочего позволяет еще и сэкономить драгоценную площадь. Ведь ни для кого не секрет, что помещения архивов некоторых организаций сопоставимы по размеру с площадями крупных торговых центров.

Служить и защищать
Один из самых сложных вопросов при переходе на электронный формат делопроизводства — выбор СЭД. Для этого специалисты рекомендуют в первую очередь обращать внимание на следующие показатели: тиражируемость и унифицированность.
На рынке России в настоящее время существует порядка 20 программ различного уровня сложности, функционала и, конечно же, стоимости. Среди всего этого многообразия особое место занимают разработки ООО «Электронные офисные системы» (ЭОС). Компания ЭОС, появившаяся в 1994 году, фактически стояла у истоков рынка СЭД. Продукты ЭОСа соответствуют не только российским, но и западным стандартам (ГОСТ, ISO, Mo Req).
По мнению генерального директора 000 «Электронные офисные системы» (000 «ЭОС») Виктора Баласаняна, главное преимущество ЭОСа — в обладании уникальными экспертными знаниями в области документационной деятельности. Это связано с тем, что компания и ее ведущие специалисты участвовали в реализации огромного числа проектов по созданию самых разнообразных СЭД. В результате программное обеспечение и методическая база ЭОСа в максимальной степени учитывают реалии рабочих процессов с документами и в органах власти, и в бизнесе. Не случайно сегодня они используются для обучения студентов более чем в 217 вузах СНГ.
В 2007 году основная разработка компании — СЭД «ДЕЛО» — заняла 38% от общего количества проектов внедрения СЭД в России, став лидером рынка. Успешные проекты по внедрению СЭД «ДЕЛО» реализованы в Правительстве Московской области, Банке России, ОАО «Татнефть» и др. СЭД «ДЕЛО» лидирует и в государственном секторе, занимая около 60% доли рынка.
На базе СЭД «ДЕЛО» создан блок управления документами в ГАС «Выборы» и ГАС «Правосудие», получивших распространение по всей России.
процессов с документами и в органах власти, и в бизнесе. Не случайно сегодня они используются для обучения студентов более чем в 217 вузах СНГ.
Так в чем же состоит привлекательность данной системы? На основе стандартной «коробочной версии» СЭД «ДЕЛО» может быть реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности. Автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью: в ней могут одновременно работать от десяти до нескольких тысяч пользователей.
СЭД «ДЕЛО» совместима с наиболее популярными разработками по управлению предприятием, такими как «1С», Microsoft, Oracle и др. При этом пользователь, даже не имеющий опыта работы с ПО, может овладеть навыком взаимодействия с системой в течение нескольких дней.
Общеизвестно, что информационная безопасность — один из ключевых аспектов работы с документами. По имеющимся на сегодняшний день данным, более 500 млн долларов ежегодного ущерба несут российские компании вследствие утечек информации и потери документов. Учитывая данный факт, на базе СЭД «Дело» разработаны средства защиты от несанкционированного доступа, цифровой подписи и шифрования. В случае более высоких требований по защите информации клиенту предлагается опция «Защищенный электронный документооборот». Это решение позволяет создать в корпоративной сетевой структуре контур обработки и хранения документов, защищенный сертифицированными средствами. При этом полностью сохраняется функциональность системы и ее прозрачность для доверенных пользователей.

Национальный стандарт
Вместе с тем, несмотря на ряд инновационных решений, рынок отечественных СЭД развивается значительно медленнее, нежели того ожидают отечественные аналитики. Причина — отсутствие единых и четких критериев, которые позволяли бы оценить качество и функциональную полноту системы электронного документооборота в России. Если на Западе развитие СЭД сопровождается появлением десятков промышленных стандартов, то у нас этот процесс достаточно хаотичен. Организации и предприятия тратят порою десятки, а то и сотни миллионов рублей на создание оригинальной СЭД, вместо того чтобы вложить более скромные деньги в разработку единых стандартов. Соответствие этим стандартам будет заботой самого производителя.
К сожалению, в этой сфере сегодня отсутствует государственное регулирование. Однако ситуация может кардинально измениться. Так, в Ростехрегулировании был создан подкомитет, который должен заниматься разработкой стандартов в области электронного документооборота и представлять Россию в соответствующих комитетах с правом решающего голоса. Возглавил комитет директор ООО «Электронные офисные системы» (000 «ЭОС») Виктор Баласанян. По его словам, наиболее эффективный выход из сложившегося положения — использовать мировой опыт, накопленный в этой области. Необходимо адаптировать уже имеющиеся международные стандарты, например, стран Евросоюза, к российским национальным особенностям. Это позволит отечественным компаниям выйти на мировой рынок и успешно конкурировать с западными мейджорами. Ибо делопроизводство — это часть национальной культуры. И этот факт обязательно нужно учитывать, с тем чтобы при сохранении особенностей отечественной деловой среды интегрироваться в мировое экономическое пространство.